مديريت زمان

افرادي كه توانايي دارند زمان را مديريت كنند، در مقايسه با ديگران از ديدي متفاوت برخوردارند؛ آنها بر نتايج تمركز مي‌كنند، نه بر مشغول بودن. افراد زيادي، تنها بدليل اينكه نمي‌توانند تلاش‌هايشان را بر امور مهم متمركز نمايند، عليرغم فعاليت زياد، بازده كمي دارند.

بر اساس قانون 80:20 پارتو[1]، عموماً 80% نتايج، از تنها 20% تلاش‌هاي متمركز بدست مي‌آيند. با استفاده از ماتريس اولويت فعاليت‌ها[2]، مي‌توانيد ديدي كلي از چگونگي زمانبندي كارهايتان بدست آوريد. اگر زمان زيادي را صرف كارهاي بي‌اهميت يا غير ضروري مي‌كنيد، خواندن اين مقاله را حتما ادامه دهيد.

در ادامه اين مقاله، روش‌هايي براي استفاده كاراتر و اثربخش‌تر از زمان ارائه شده است:

الف) برنامه‌ها و كارهايتان را به تعويق نياندازيد. زماني مي‌توان گفت كه ما كارها را به تعويق انداخته‌ايم كه كارهاي مهمي را كه در حال حاضر بايد به آنها بپردازيم، به زمان ديگر موكول نماييم تا به كارهايي بپردازيم كه لذت بخش‌تر يا راحت‌تر مي‌باشند، اما ضرورتاً مهم‌تر نمي‌باشند. اگر شما بطور مداوم، برنامه‌هايتان را به فردا موكول مي‌كنيد، بهتر است بدانيد كه افراد زيادي در اين مشكل با شما سهيم هستند؛ البته ميزان تكرار اين اشتباه در افراد مختلف متفاوت است، ولي همواره با بشر همراه بوده است.

نكته مثبت در اين زمينه اين است كه اين مشكل نيز راه حل دارد. حل اين مشكل نيازمند برداشتن گام‌هايي است؛ نخست بايد بدانيم كه چرا كارها را به تعويق مي‌اندازيم و سپس اقدام به اصلاح آن كنيم.

1. چرا كارها را به تعويق مي‌اندازيم: در اين زمينه دلايل مختلفي وجود دارد. افرادي كه كارهايشان را به تعويق مي‌اندازند، معمولاً در درك اولويت‌ها ضعيف هستند (مجددا به ماتريس اولويت فعاليت رجوع كنيد). عدم درك تمايز ميان كارهاي مهم و كارهاي فوري، يكي از دلايل اصلي به تعويق انداختن كارهاست. اينگونه افراد احتمالاً فكر مي‌كنند كه واكنش سريعشان، بهترين گزينه است؛ حتي ممكن است اين افراد به اين مسائل فكر هم نكنند و تنها از غريزه خود پيروي نمايند. به هرحال، اين روش زماني براي انجام كارهاي مهم باقي نمي‌گذارد.

دليل ديگر به تعويق انداختن يك كار، دستپاچگي و يا احساس عدم توانايي در انجام كار است. ممكن است در مورد نقطه شروع يك كار، توانايي‌هاي خود براي انجام آن و يا وجود منابع كافي براي انجام يك كار، ترديد داشته باشيد. بنابراين با انجام كارهايي كه مي‌دانيد قادر به انجام آنها هستيد، سعي مي كنيد آرامش رواني خود را تأمين كنيد؛ اما از اين نكته غافل مي‌شويد كه اين كار، تنها سبب انباشت كارهاي مهم مي‌شود؛ كارهاي مهم با عدم توجه و اقدام، به نتيجه نمي‌رسند.

ساير دلايل به تعويق انداختن كارها را مي‌توان اينگونه برشمرد:

· منتظر زمان مناسب و حالت رواني (مود) مناسب شدن

· ترس از خطا يا شكست

· ضعف مهارت‌هاي تصميم گيري

· صعف مهارت‌هاي سازماني

· كمال گرايي: «چون مهارت‌ها يا منابع مناسب اينكار را بطور كامل ندارم، پس اصلاً آنرا انجام نمي‌دهم»

علاوه بر مطالب بالا، اگر كارهاي زير را انجام مي‌دهيد، به مشكل به تعويق انداختن كارها دچار شده‌ايد:

ـ روزتان را با كارهايي با اولويت پايين در «ليست اولويت بندي»، پر كرده‌ايد.

ـ بعضي از كارهايي را كه در ليست خود وارد كرده‌ايد، بيش از يكبار خوانده‌ايد ولي در مورد آنها كاري انجام نداده‌ايد.

ـ بلافاصله پس از شروع يا اقدام به شروع يك فعاليت اولويت دار، به سراغ كار ديگري مثل خوردن چاي يا تماشاي اخبار رفته‌ايد.

ـ بعضي فعاليت‌ها براي مدت زيادي است كه در ليست شما قرار دارند و شما مي‌دانيد كه آنها مهم هستند.

ـ همواره به كارهاي كم اهميتي كه ديگران از شما خواسته‌اند، جواب مثبت مي‌دهيد و زمانتان را با آنها پر مي‌نماييد.

گام 2. دليل به تعويق انداختن كاهايتان را بفهميد. اينكه چرا كارهايتان را به تعويق مي‌اندازيد، مي‌تواند به شما و يا به خود فعاليت ربط داشته باشد. در مورد خود شما، اين امر مي‌تواند به خستگي، كسالت، عدم تمركز و بعضي دلايل ديگر ربط داشته باشد. در مورد خود فعاليت، دلايل عمده به تعويق انداختن، در سطور اوليه اين مقاله معرفي شده‌اند. اين دلايل را مي‌توان در دو گروه كلي دسته بندي كرد: فعاليت از ديد شما نامطبوع است، و فعاليت از ديد شما سخت و پيچيده است.

گام 3. نسبت به حل مشكل اقدام كنيد. افزايش انگيزه براي انجام فعاليت، يكي از راه‌هاي حل اين مشكل مي‌باشد. شما به طرق گوناگوني مي‌تواند انگيزه خود را تقويت نماييد. بعضي از اين روش‌ها عبارتند از:

ـ براي خود پاداش تعيين كنيد. البته بايد توجه داشت كه ميزان اين پاداش، متناسب با اهميت كار باشد.

ـ از شخصي بخواهيد شما را در انجام آن كار كمك كند؛ فشار از طرف يك همكار، مي‌تواند بسيار موثر باشد.

ـ عواقب نامطلوب عدم انجام آن كار را به خود گوشزد كنيد.

ـ ويژگي‌هاي اخلاقي را در خود پرورش دهيد؛ به خود گوشزد كنيد: «اگر در عوض دريافت حقوق يا پاداش، كار را به خوبي انجام ندهم، درآمدم حلال نخواهد بود».

براي كارهاي بزرگ، انجام مراحل زير، مفيد مي‌باشد:

ـ كار يا پروژه بزرگ را به چندين كار كوچكتر و قابل اداره‌تر تقسيم نماييد و يك برنامه عمل زمانبندي شده تهيه كنيد.

ـ با چند كار كوچك كه سريعاً قابل انجام مي‌باشند، شروع كنيد، حتي اگر از لحاظ منطقي اولويت بالايي نداشته باشند. حس دستيابي و موفقيت، شما را به انجام كارهاي بزرگ، متمايل مي‌كند. البته بايد مراقب باشيد كه به انجام اين كارهاي كوچك، وابسته نشويد و از آنها عبور كنيد.

ب) فعاليت‌هايي را كه انجام مي‌دهيد، بايگاني كنيد. در هر روز چه ميزان براي فعاليت‌هاي بي‌اهميت، زمان صرف مي‌كنيد (رجوع كنيد به ماتريس اولويت فعاليت‌)؛ منظور من، كارهايي است كه كمكي به موفقيت شما در كارهايتان نمي‌كنند؟ آيا مي‌دانيد چه ميزان از اوقات روز خود را صرف مطالعه مجلات زرد يا بي‌ارتباط با حوزه فعاليتتان، ايميل‌هاي بي‌اهميت، خوردن، صحبت كردن با دوستان و ... مي‌كنيد. كاهش زمان مصرفي براي هر يك از اين فعاليت‌ها، مي‌تواند باعث شود، روزهايتان بيش از 24 ساعت شوند!!

سوال ديگر اينكه آيا مي‌دانيد چه اوقاتي در روز را به مطالعه نامه‌ها، مجلات، مقالات، برنامه‌ريزي، ديدن تلوزيون و .... اختصاص مي‌دهيد؟ منظور من اين است كه شما اين كارها را صبح انجام مي‌دهيد يا بعد از ظهر؟ ساعت 2 يا 10 يا 17؟افراد مختلف، اثربخشي متفاوتي در انجام كارهاي متفاوت در زمان‌هاي متفاوت دارند. بعضي افراد، شب‌ها كارايي بيشتري دارند و برخي صبح‌ها. حال اگر فردي كه صبح‌ها كارايي بيشتري دارد، اين زمان را به تماشاي تلوزيون يا كارهاي بي‌اهميت سپري كند، در ساير اوقات بايد زمان بيشتري را براي انجام يك فعاليت اختصاص دهد. يعني بجاي صرف مثلاً 2 ساعت در صبح، بايد شب هنگام 3 ساعت وقت صرف كند تا يك فعاليت را انجام دهد؛ و اين يعني اتلاف وقت.

شرايط فيزيكي (مانند ميزان قند خون، مدت زماني كه از استراحت قبليتان مي‌گذرد، عادات ماهانه‌ ـ‌كه هم براي مردان و هم براي زنان وجود داردـ استرس، محيط نامناسب و ...) نيز بر ميزان كارايي و اثربخشي افراد تأثير گذار هستند.

بايگاني كردن فعاليت‌هايتان به شما كمك مي‌كند كه فعاليت‌هايتان را تجزيه و تحليل نماييد. به احتمال زياد، نخستين باري كه از اين شيوه استفاده نماييد، از ميزان اتلاف وقتتان شگفت‌زده خواهيد شد؛ حافظه شما در نگهداري اين اطلاعات، دوست خوبي براي شما نيست.

بايگاني كردن فعاليت‌ها براي يك دوره زماني، به شما كمك مي‌كند كه نحوه گذران وقت خود را درك كنيد و بدانيد چه هنگام بهترين عملكرد را داشته‌ايد. براي چند روز فعاليت‌هاي روزانه خود را يادداشت كنيد. هر زمان كه فعاليت خود را تغيير مي‌دهيد (هر فعاليتي مانند خواندن ايميل يا خوردن چاي)، زمان آن را يادداشت كنيد. علاوه بر فعاليت‌ها، احساسات و حالات خود را نيز يادداشت كنيد.

پس از بايگاني چند روزه فعاليت‌هايتان، آنها را تجزيه و تحليل كنيد؛ احتمالاً در نخستين بار، از ميزان اشتباهات خود در مديريت زمان‌هايتان تعجب خواهيد كرد. اين كار به شما كمك خواهد كرد زمان بيشتري در روز بدست آوريد. نكات زير مي‌تواند به شما در مديريت زمانتان كمك نمايد:

· كارهايي كه بابت آنها از صاحب كارتان حقوق يا پاداشي دريافت نمي‌كنيد، كنار بگذاريد.

· كارهاي بسيار مهم و چالش برانگيز خود را به زمان‌هايي در روز موكول كنيد، كه بيشترين انرژي را داريد. اين كار سبب مي‌شود كه با صرف انرژي كمتري، عملكرد بهتري داشته باشيد.

· تعداد دفعات تغيير كار و فعاليت خود در روز را كاهش دهيد. يعني بجاي اينكه هر ساعت يكبار ايميل خود را بررسي نماييد، اين كار را به يكبار صبح و يك بار بعد از ظهر، كاهش دهيد.

· بعضي كارها را در گروه تقسيم كنيد. مثلاً بجاي اينكه هميشه شما چاي درست كنيد، هر بار درست كردن چاي را به يكي از اعضاي گروه واگذار كنيد. اين كار علاوه بر اينكه اتلاف وقت شما را كاهش مي‌دهد، باعث افزايش روحيه گروه و انسجام آن خواهد شد.

ج) براي كارهايتان برنامه عمل تهيه كنيد. برنامه عمل[3]، ليستي است از تمام كارهايي كه براي نائل شدن به يك هدف بايد انجام دهيد. اين برنامه متفاوت از «ليست كارها»[4] است؛ ليست كارها، اهداف متعددي را شامل مي‌شود، ولي برنامه عمل، براي رسيدن به تنها يك هدف است.

__________________________________

براي طراحي يك برنامه عمل، تمام اعمالي را كه بايد براي رسيدن به يك هدف انجام دهيد، به ترتيب بنويسيد. اين كار عليرغم ساده بودن، بسيار مفيد مي‌باشد.

در طول اجراي پروژه، برنامه عمل را همواره با خود داشته باشيد و آنرا با توجه به فعاليت‌هاي ديگري كه در طول پروژه با آن مواجه مي‌شويد، به روز كنيد.

-----------------------------------

د) ليست كارها. آيا بدليل حجم زياد كارهايي كه بايد انجام دهيد، آشفته‌ايد؟ آيا بطور دائم نگران رسيدن فرجه كارهاي گوناگون خود هستيد؟ آيا بعضي اوقات انجام كارهاي مهم را فراموش مي‌كنيد و با فشار ديگران براي انجام آن مواجه هستيد؟

تمام اينها نشان مي‌دهند كه شما براي انجام كارهايتان نياز به يك ليست كارها داريد. ليست كارها ليستي اولويت بندي شده از كارها و اهدافي است كه شما بايد انجام دهيد. در اين ليست، كارها به ترتيب اهميت، از پراهميت تا بي‌اهميت، مرتب مي‌شوند. نگهداري چنين ليستي غالباً اولين قدم براي عبور از موانعي است كه مردم براي دستيابي به بهره‌وري شخصي/ مديريت زمان و موفقيت در كارهايشان با آن واجه‌اند.

با نگهداري يك ليست كارها، مي‌توانيد از انجام شدن تمام برنامه‌ها و اهداف مهمتان در يك زمان يا مكان، مطمئن شويد. حتي اگر حافظه‌اي قوي در نگهداري كارهايتان داريد، لزوماً نمي‌توانيد اولويت آنها را نيز به خاطر بسپاريد. نگهداري اين ليست در كنترل و نظارت بر روند برآوردن هدف‌هايتان بسيار سودمند است.

شايد درست كردن چنين ليستي در هنگامي كه مشغله زيادي نداريد، منطقي و به صرفه بنظر نرسد. با اين حال، اين كار سبب مي‌شود در چنين كاري تجربه كسب نماييد و در هنگام مشغله زياد، به سرعت كارهايتان را ساماندهي كنيد. ساختن يك ليست كارها در عين سادگي، روشي قدرتمند و كارا براي سازماندهي شخصي و كاهش استرس مي‌باشد.

براي استفاده از يك ليست كارها، بايد برگه‌هايي تهيه كنيد و كارها را بر روي آنها بنويسيد. جدولي تهيه كنيد كه داراي دو ستون وظايف و اولويت‌ها باشد:

ـ وظايفي را كه بايد انجام دهيد، يادداشت كنيد. اگر اين وظايف بزرگ و سنگين هستند، آنها را به اجزا تشكيل دهنده‌شان تقسيم نماييد. اگر باز همچنان بزرگ بودند، باز هم آنها را خرد كنيد. اين كار را تا آنجا ادامه دهيد كه تمام وظايف و اجزاي آنها را نوشته باشيد. در اين زمان، هيچ وظيفه‌اي (به جز بعضي موارد استثنا) نبايد نيازمند زماني بيش از 2 ساعت باشد.

ـ پس از انجام اين كار، وظايف گوناگون را دوباره مطالعه نموده و اولويت بندي كنيد. اولويت‌ها مي‌توانند از بسيار مهم تا بي‌اهميت باشند. اگر تعداد وظايف اولويت بالا بسيار زياد است، ليست را دوباره مرور كنيد و كارهاي كم اهميت را تقليل رتبه دهيد. هنگامي كه اين كار را انجام داديد، ليست را دوباره به ترتيب اولويت، بازنويسي كنيد.

ـ حالا شما يك ليست دقيق داريد كه مي‌توانيد از آن به خوبي براي مديريت كارهايتان،‌ استفاده كنيد. پس بهتر است زودتر شروع كنيد.

ذكر چند نكته در مورد ليست كارها، ضروري بنظر مي‌رسد. نخست، ليست كارها، تنها در شرايطي مناسب است كه مشغله شما نسبتاً زياد است و بايد اهداف گوناگوني را برآورده نماييد. در صورتي كه در هر زمان، تنها يك هدف عمده داريد، استفاده از برنامه عمل، بهتر مي‌باشد.

دوم، افراد مختلف از ليست كارها به طرق گوناگون و در شرايط مختلف استفاده مي‌نمايند؛ برخي از يك ليست و برخي از ليست‌هاي متعدد استفاده مي‌كنند؛ مثلا يك ليست كارهاي شغل و يك ليست كارهاي زندگي شخصي يا حتي دو يا چند ليست كارها براي شغلشان. اگر شما يك فروشنده هستيد، بهتر است از ليستي نسبتاً كوتاه استفاده نماييد و آنرا بطور روزانه كامل و به روز كنيد. اگر نقش عملياتي داريد يا وظايف شما بسيار بزرگ است و يا به افراد زيادي بستگي دارد، بهتر است تنها يك ليست داشته باشيد و به طور روزانه و با توجه به شرايط، آنرا كامل كنيد.

در نهايت اگر با انجام اينكار احساس مي‌كنيد بعضي كارهاي بي‌اهميت را خيلي به تعويق انداخته‌ايد و به فرجه آن نزديك مي‌شويد، كافي است اولويت آنها را افزايش دهيد.

هـ) برنامه زمانبدي شده. تا اينجا به اولويت‌ها و اهداف توجه زيادي شد. اولويت‌ها و اهداف، نشان دهنده تمايل شما براي انجام كارهاي معين است. زمانبندي، روش تبديل تمايلاتتان به واقعيت است. زمانبندي فرايندي است كه به كمك آن، زمان‌هايتان را مديريت مي‌كنيد تا به اهدافتان برسيد. با استفاده از يك برنامه زمان بندي شده مي‌توانيد:

ـ با توجه به زمان موجود، بطور واقع بينانه هدف‌هاي قابل دستيابي خود را مشخص كنيد.

ـ براي استفاده بهينه از زمانتان، برنامه ريزي كنيد.

ـ براي كارهايي كه حتماً بايد انجام دهيد، زمان كافي كنار بگذاريد.

ـ براي عوامل پيش بيني نشده، زماني منعطف تعيين كنيد (برنامه ريزي اقتضايي).

ـ ضمن اجتناب از تعهد دادن بيش از حد به ديگران، از اضطراب خود بكاهيد.

يك برنامه زمانبدي دقيق و معقول، به شما امكان مي‌دهد كه تعهداتتان را مديريت كنيد و در عين حال، براي كارهاي مهم شخصيتان، زمان داشته باشيد. بنابراين، استفاده از برنامه زمانبندي، وسيله‌اي بسيار موثر در جلوگيري از تلنبار شدن كارهايتان است.

زمان بندي هنگامي كه بر اساس يك نظم انجام شود، نتيجه بهتري خواهد داشت؛ مي‌توانيد در ابتداي هر هفته اين كار را انجام دهيد. براي تهيه يك برنامه زمان بندي، گام‌هاي زير را به شما توصيه مي‌كنيم:

1) كار را با تعيين زماني كه مي‌خواهيد به فعاليت‌هايتان اختصاص دهيد، شروع كنيد. اين كار بستگي به نوع شغل و هدف‌هاي شخصيتان در زندگي دارد.

2) اعمالي كه براي انجام صحيح شغلتان ضروري است را مشخص كنيد. اينها معمولاً معيارهايي هستند كه شما، با آنها سنجيده مي‌شويد. براي مثال اگر مدير منابع انساني هستيد، پس حتماً بايد براي نظارت، هدايت و موضوعات مرتبط با نيروي كار، زمان كافي اختصاص دهيد.

3) ليست كارهايتان را مرور كنيد و كارهاي پراولويت و فوري، و نيز كارهايي كه قابل محول كردن يا اجتناب كردن نيستند را مشخص كنيد.

4) زمان مناسبي را براي مسائل اقتضايي تعيين كنيد. هرچه تجربه شما بيشتر شود، بهتر اين زمان را تخمين خواهيد زد. با وارد كردن زمان‌هاي خالي در برنامه زمانبندي، به خود قابليت انعطاف پذيري مي‌دهيد. به اين ترتيب، مي‌توانيد در صورت بروز مشكل، برنامه خود را بصورتي موثر، دوباره مرتب نماييد.

5) آنچه در حال حاضر در دست داريد، "زمان بصيرتي"[5] ناميده مي‌شود: زماني كه براي رسيدن به اهداف و اولويت‌هايتان در دست داريد. ليست اولويت بندي شده كارهايتان، و اهداف شخصيتان را مجدداً مرور كنيد. زمان لازم را براي رسيدن به اين فعاليت‌ها و اهدافتان مشخص كنيد و آنها را وارد برنامه زمان بندي شده كنيد.

هنگامي كه به گام پنجم رسيديد، ممكن است متوجه شويد كه زمان براي انجام تمام كارهايي كه مشخص كرده‌ايد، كافي نمي‌باشد. اگر كارهاي باقي مانده همچنان مهم مي‌باشند، مفروضات خود در 4 گام قبل را بازنگري كنيد. آيا كارهايي كه در جدول وارد كرده‌ايد،‌ كاملاً ضروري هستند؟ آيا نمي‌توانيد آنها را به شخص ديگري واگذار كنيد؟ يا آيا نمي‌توانيد روشي براي كاهش زمان انجام آنها بيانديشيد؟

بخاطر داشته باشيد كه يكي از مهمترين راه‌هاي دستيابي به موفقيت، حداكثر كردن تضريبي (اهرمي) است كه مي‌توانيد از زمان خود بدست آوريد. با واگذار كردن كارهايتان به ديگران، صرف مبالغي براي برون سپاري وظايف كليدي يا استفاده از تكنولوژي‌هاي نوين، مي‌توانيد حجم كاري را كه در يك زمان انجام مي‌دهيد، افزايش دهيد. انجام كارهاي گفته شده سبب مي‌شود كه زمان خالي براي رسيدن به اهداف خود بدست آوريد.

اگر همچنان زمان بصيرتي شما محدود است، بهتر است حجم كاري خود را مورد بازنگري قرار دهيد؛ به كمك يك برنامه دقيق و مناسب به عنوان شاخص، اين امر كار ساده‌اي خواهد بود.

و) هدف گذاري شخصي. هدف‌گذاري فرايندي موثر براي تفكر در مورد آينده‌اي ايده‌آل و ايجاد انگيزش براي تبديل چشم انداز به واقعيت است. فرايند هدف گذاري به شما كمك مي‌كند مسير زندگي خود را انتخاب كنيد. اگر دقيقاً بدانيد كه به كجا مي‌خواهيد برويد، مي‌توانيد تلاش‌هايتان را در آن جهت متمركز كنيد و از عواملي كه شما را از مسيرتان منحرف مي‌كند،‌ اجتناب كنيد. علاوه بر اين، اهدافي كه به خوبي وضع شده باشند، بسيار انگيزاننده مي‌باشند. هرچه بيشتر از اين فن استفاده كنيد، ميزان دستيابيتان به اهداف بيشتر شده و در نتيجه، اعتماد به نفستان بالاتر مي‌رود.

تمام افراد موفق از فنون هدف گذاري، البته به اشكال مختلف، استفاده مي‌كنند. اين فنون چشم اندازي بلند مدت در اختيار فرد مي‌گذارند و در كوتاه مدت سبب انگيزش مي‌شوند؛ كسب دانش را در زمينه‌اي خاص متمركز مي‌كنند و فرد را در سازماندهي زمان و منابع، كمك مي‌كنند؛ بنابراين فرد مي‌تواند بيشترين استفاده را از زندگي خود ببرد. علاوه بر آن، وضع اهداف دقيق، به فرد امكان اندازه گيري موفقيت‌هايش را مي دهد.

اهداف را مي‌توان در سطوح مختلف وضع نمود؛ اهداف كلان، اهداف بلند مدت و اهداف كوتاه مدت. هدف‌هاي كلان، استراتژيك مي‌باشند. رسيدن به اين اهداف مدت زيادي طول مي‌كشد. همچنين اين اهداف پس از دستيابي، بسيار پايدار مي‌باشند. با تعيين اين اهداف، ساير جنبه‌هاي تصميم گيري و هدف‌گذاري شما تحت تأثير قرار مي‌گيرد. بعضي از جنبه‌هاي زندگي كه مي‌توان براي آنها هدف كلان تعيين كرد عبارتند از: جنبه‌هاي هنري، نگرشي، حرفه‌اي، تحصيلي، خانوادگي، مالي، فيزيكي، بشر دوستانه.

زمان‌هايي را براي تفكر در مورد اين جنبه‌ها (يا ساير جنبه‌هايي كه به ذهنتان مي‌رسد) اختصاص دهيد و سپس يك هدف كلان براي هر يك از اين جنبه‌ها انتخاب كنيد. دقت كنيد كه هدف‌هايي كه انتخاب مي‌كنيد، حقتقتاً هدف‌هاي خود شما باشد،‌ نه هدف ديگران (مثل والدين يا دوستان). براي اين منظور لازم است با خودتان صادق باشيد؛ هدفي كه متعلق به شما نيست، اگر كسل كننده نباشد، انگيزاننده نيست.

پس از تعيين اهداف كلان، آنها را به هدف‌هاي بلند مدت با افق‌هاي 20، 10، 5 و 3 ساله و اهداف كوتاه مدت 1 ساله و 6، 3 و 1 ماهه، تقسيم كنيد. البته اين طبقه بندي بستگي به نظر شما دارد و اعداد گفته شده در اينجا، صرفاً پيشنهادي است. حال نوبت به تهيه ليست كارهاي روزانه مي‌رسد. هر روز ليست كارهايتان را مرور كنيد. هر از گاهي برنامه‌هاي بلند مدت خود را بازنگري كنيد و در صورت لزوم، آنها را بر مبناي اولويت‌هاي آن زمان خود، بازنويسي كنيد.

توصيه مي‌كنم كه در تعيين اهداف خود، به نكات زير توجه كنيد:

ـ هر هدف را به صورت جمله‌اي مثبت بنويسيد: جمله "اين كار را درست انجام بده" بسيار بهتر از "اين اشتباه را نكن" است.

ـ در تعريف اهداف، دقيق باشيد: براي هدفتان فرجه زماني دقيق تعيين كنيد؛ اين به شما در ارزيابي موفقيت‌هايتان كمك مي‌كند. اگر اين كار را انجام دهيد، دقيقاً مي‌دانيد كه چه زماني به آن هدف دست يافته‌ايد و حداكثر رضايت از آن را بدست خواهيد آورد.

ـ اهدافتان را اولويت بندي كنيد.

ـ اهدافتان را مكتوب كنيد: اهداف مكتوب، تبلور و انگيزش بخشي بيشتري دارند. همچنين اهداف مكتوب، حتي بطور موقت، فراموش نمي‌شوند.

ـ اهداف عملياتي خود را كوچك وضع كنيد: اگر اهداف عملياتي بزرگ باشند، پيشرفت شما در دستيابي به آنها چندان قابل رويت نخواهد بود.

ـ براي خودتان اهداف عملكردي تعيين كنيد، نه اهداف نتيجه‌اي: بايد اهدافتان را به گونه‌اي تعيين كنيد كه حداكثر قابليت كنترل را داشته باشند. هيچ چيز به اندازه شكست در دستيابي به اهداف، به دلايلي كه براي شما قابل كنترل نيستند، نا اميد كننده نيست. اگر اهدافتان را بر مبناي عملكرد قرار دهيد، مي‌توانيد كنترل بيشتري بر آنها داشته باشيد و از پيشرفت كار، لذت ببريد.

ـ اهدافتان را واقع بينانه وضع كنيد: هدف‌ها بايد SMART باشند، يعني خاص[6]، قابل اندازه‌گيري[7]، قابل دسترسي[8]، مربوط[9] و داراي افق زماني[10].

وقتي به يكي از هدف‌هايتان دست يافتيد، مسيري را كه براي رسيدن به آن طي كرده‌ايد، بازنگري كنيد. اگر آن هدف از اهداف اصليتان بوده است، به خودتان پاداش مناسبي بدهيد. اينكار سبب افزايش اعتماد به نفس شما خواهد شد.

با توجه به تجربه‌اي كه از برآوردن آن هدف بدست آورده‌ايد، برنامه ساير اهدافتان را مرور كنيد:

· اگر اين هدف خيلي ساده بوده است، هدف‌هاي بعدي خود را از اهداف سختر انتخاب كنيد.

· اگر رسيدن به اين هدف، بطور مأيوس كننده‌اي زمانبر بوده است، اهداف بعدي را كمي ساده‌تر انتخاب كنيد.

· اگر چيزي ياد گرفته‌ايد كه شما را به تغيير ديگر اهدافتان ترغيب مي‌كند، حتماً اينكار را انجام دهيد.

· عليرغم برآوردن هدف، اگر متوجه كمبودي در مهارت‌هايتان شده‌ايد، دستيابي به آن مهارت را جزو اهداف خود قرار دهيد.

شكست در دستيابي به اهداف، اهميت چنداني ندارد، اگر از آن چيزي ياد بگيريد. به ياد داشته باشيد كه با گذر زمان، اهدافتان تغيير خواهد كرد. بطور منظم اهدافتان را اصلاح كنيد. اهداف جديد بايد منعكس كننده رشد دانش و تجربه شما باشند. اگر بعضي از اهداف ديگر برايتان جذاب نمي‌باشند، خود را از دست آنها خلاص كنيد.

در پايان متذكر مي‌شوم كه روش‌هاي گفته شده الزاماً باهم و بطور همزمان موثر نمي‌باشند. مثلاً ممكن است براي شما استفاده همزمان از برنامه عمل و ليست كاره، صرفاً گيج كننده باشد و كارايي و اثربخشي تلاش‌هايتان را پايين آورد. البته بعضي از روش‌هاي گفته شده را حتماً بايد در كنار هم بكار برد؛ براي مثال در ضمن استفاده از هريك از روش‌هاي بالا، حتماً بايد مراقب باشيد كه برنامه‌هايتان را به تعويق نياندازيد.

نكته ديگر اينكه، روش‌هاي گفته شده تنها روش‌هاي موجود براي مديريت زمان نمي‌باشند، بلكه جزو معروف ترين و معتبرترين روش‌هاي آن مي‌باشند. بسياري از مردم از روش‌هاي ديگري براي مديريت زمانهايشان استفاده مي‌كنند. اگر شما نيز چنين روشي را مي‌شناسيد يا از آن استفاده مي‌كنيد، آنها را با ما به اشتراك بگذاريد.